年末になると、世の中は忘年会シーズンで慌ただしくなってきますよね。そんな時、大変なのが幹事さんたち。
幹事を任されて飲み屋を探したり一発芸を練習したり、業務時間外にやらなければいけないことが増えてきて、とても忙しくなります。
かくいうわたくしも新卒で自動車メーカーに入社し、1年目、2年目は忘年会の幹事を任されて、大変な目にあいました。
また、初めて忘年会の幹事を任されたけど、何をすればいいか分からない…そんな方も多いと思います。
そこで今回は、忘年会の幹事がやらなければならない60のことについてご紹介していきたいと思います！
目次
忘年会とは
忘年会とは、「年末にその年の慰労を目的」として執り行われる宴会のことです。忘年会は納会的なものから、親しい友人や家族と行う年忘れ型のものや、企業忘年会型のものなど様々な形態があります。
会社の忘年会は、コミュニケーションの場
同じ会社の同じ部署に所属していても、普段なかなか話をしない社員の人も多いと思います。また年齢が離れていれば尚更ですよね。せっかく同じ環境で仕事をしているのだから、お互いのことを良く知る場として、忘年会はコミュニケーションを取る絶好の機会になっています。
忘年会の幹事がやること
そんな忘年会の幹事には、事前準備から当日の動き、二次会などやらなければならないことが盛り沢山です。
ここからは、
- 事前準備編
- 当日
- 二次会
- 三次会
- 翌日
に分けて忘年会の幹事がやるべきことをご紹介していきます。
事前準備編
１．日程を決める（調整さん）
上司から忘年会をする意向が伝えられたら、多くの部員が出席できる日程を探します。まずは部の幹部にあたる部長、課長などのスケジュールを確認して幾つかの候補を出します。その後に、部員全員に候補日のどちらが都合が良いか確認し、より多くの人数が出席できる日を忘年会の日として選びます。
この時に役に立つのが、調整さんなどのスケジュール調整サイトです。
調整さん
イベント名、メモ、候補日程を入力して、「出欠表をつくる」を押します。
イベントが作成されますので、リンクをコピーして、メールで部員全員に送ります。
リンクを開くとこちらの画面が開きます。入力されると上記の様に出席者のマルバツが入りますので、出席可能な人数が一番多い日を選びましょう。この場合は12月13日になりますね！
２．出席人数を把握する
「調整さん」で日程が確定したら、改めてメールソフトの会議出席依頼にて、忘年会の案内を送ります。この時点では会場は決まってなくても良いので、「会場は別途ご連絡」と書いておきましょう。会議出席依頼に返信する形で参加の可否を連絡してもらうため、「何日までに回答願います」と書いておきましょう。
例文
お疲れ様です！新入社員の〇〇です！
今年も年末となり、〇〇部も忘年会を開催することになりました。
つきましては、人数確認のため、出席の可否を回答して頂きたく存じます。
ご多用の折恐縮ですが、〇月〇日（〇）までにご回答頂けましたら幸いです。
よろしくお願い致します。
３．会場探し（予算、人数選定）
人数が確定しましたら、今度は会場を探します。新入社員の方に覚えておいて欲しいのですが、忘年会シーズンはお店が非常に混み合うため、お店探しが結構大変です。
前日に電話してもどこも空いていない…なんてこともよくありますので、遅くとも1週間前までには会場となるお店を探して予約しておきましょう。
会場探しのポイントは、
- なるべくチェーンの居酒屋は避ける
- 個室予約が出来る
- 飲み放題のコースがある
- 価格は3500円～5000円を目安に
- 座敷の場合は掘りごたつがある
- 駅から遠くない
- 二次会会場が近い
- 何かお店の「売り」があると良い（鶏が美味しい等）
などが挙げられますので、参考にしてください。
４．会場予約（コース決める）
会場が見つかりましたら、なるべく早く予約してしまいましょう。何度も言いますが、忘年会の会場予約は本当にスピード勝負です。前日まではキャンセル可能なお店であれば、一旦予約してしまって、他に良い店が見つかったらキャンセルしてそちらに変更しましょう。
５．会場に最終的な人数を連絡する（忘年会前日）
忘年会などの飲み会は、何かと理由をつけてドタキャンする人がいます。当日ドタキャンする人は問題外なので、全額会費をもらえばいいのですが、忘年会前日までに欠席が判明している場合は、最終的な人数を再確認して、お店に最終的な人数を連絡しましょう。当日になるとキャンセル出来ず、料理分の料金を取られることが多いので、気をつけましょう。
６．式次第を決める（乾杯のあいさつ、締めの挨拶の人を決めて、事前に依頼する）
忘年会では、乾杯のあいさつや余興の出し物、締めの挨拶などが一般的です。忘年会は何時に始まって、乾杯の挨拶の時間、余興の時間、締めの挨拶の時間など大体のスケジュールを予め決めておくと、当日スムーズに宴会が進みます。その際、乾杯の挨拶や締めの挨拶には部内の偉い人にお願いすることが多いのですが、当日にいきなりお願いするのも失礼なので、事前に挨拶をお願いして、心の準備をしておいてもらいましょう。下記が私が使っていた式次第です。
式次第サンプル
７．席次を決める
会場と出席者が確認出来たら、大体の席次を決めましょう。会場の中心になる席を上座として、上司から席を決めて行きます。新入社員や若手社員は注文や料理の受け渡しをするため、テーブルの端に陣取りましょう。
席次イメージ
８．出し物を考える
忘年会で定番な余興といえば、新入社員による出し物です。いわゆる一発芸が多いですね。時代と共に減ってきてはいますが、以前昔ながらの会社ではやっているところが多い様です。ちなみにわたくしがいた会社では、
- 世界のナベアツのモノマネ
- 特技のサンバダンス
- いくらハンバーガーを食べてもお腹いっぱいにならない人のマネ
- はだか漫談
- ゴレンジャーの格好でお酒のコールをかけるコール戦隊
- 会社の人のモノマネ
などがありました（笑）だいたいすべりますが、忘年会の一発芸なんてすべってなんぼで、その後に酔っ払った先輩方がなんとかしてくれます。
ただ、「会社の人のモノマネ」は意外と好評で、特徴のある人の喋り方や動きなんかを真似すると喜ばれます。これはどこの会社でも出来るネタではないでしょうか。
９．景品を考える
忘年会の定番の出し物として、「ビンゴ大会」などもあります。わたくしがいた会社では「コミュニケーション費用」という名目で、部ごとに会社からお金が少しもらえたので、ビンゴの景品にお金をかけることができました。そういった制度がない会社でも、会費を500円程上げて景品代として徴収してもいいかと思います。
景品の例としては、年配の方でも喜ばれるものが良いでしょう。わたくしの会社では、
- ディズニーペアチケット
- 電動歯ブラシ
- Amazonカード
- お菓子の詰め合わせ
などを景品にしていました。
１０．景品を購入する
景品が決まったら、すぐにでも購入していきましょう。ネットで注文する場合には到着まで時間がかかるため、余裕を持って準備しましょう。
１１．リマインドする
忘年会前日になったら、参加者全員に再度忘年会のお知らせメールを送りましょう。ここでは決定した会場の詳細も貼っておきましょう。
当日編
１２．退社を促す
忘年会当日の定時になったらすぐにパソコンを閉じ、職場に残っている人たちに声をかけて、退社を促しましょう。わたくしのいた職場では、部長より後に会場に着くと怒られたので、よっぽど仕事が残っていない限りは早めに移動開始しましょう。
１３．会場前で待つ
幹事が複数いる場合で良いのですが、出来れば会場となるお店の前に立って、目印となりましょう。
１４．人数を確認する
お店の中に参加者が集まってきたら、人数を確認し、「誰が来ていないのか」を確認しましょう。上司に聞かれた時のために、念のため周りの人達に「あの人は来れそうでしたか？」と確認しておきましょう。
１５．トップが来ていれば、時間通り始める
時間になり、既に部のトップが来ていた場合は、一旦初めてしまいましょう。トップがまだ到着していない場合は少し待つか、その場の年長者に確認しましょう。トップが少し遅れる様でしたら簡単な乾杯だけして忘年会を開始してしまっても良いと思います。
１６．飲み物を用意する
忘年会を開始出来る目処が立ったら、全員の飲み物を注文しましょう。瓶ビールであれば、2人で1本くらいで計算して、例えば10人の場合はとりあえず5本くらい頼めば良いでしょう。ビールが飲めない方もいるので、「ビール以外の方いますか？」と聞くとスムーズです。
１７．乾杯の音頭を取る
宴会の最初といえば乾杯です。幹事は参加者の注目を集めてから、乾杯の音頭を取ってもらう上司にバトンタッチしましょう。
例文「えーでは皆様揃いましたので、早速乾杯したいと思います。乾杯の音頭は部長の〇〇さんにお願いしたいと思います。では、〇〇さん、お願いします！」
１８．料理を取り分ける
コース料理の場合、大皿で料理が運ばれることが多いので、積極的に小皿に取り分けましょう。好き嫌いのありそうな食べ物があったら、「〇〇さんこれ食べられますか？」と確認しながら取り分けると好印象です。
１９．先輩の飲み物が半分以下になっていたら注ぐか、注文する
宴会が始まったからと言って、安心してお酒を飲んでる場合じゃありません。先輩方の飲み物の減り具合には常に目を光らせましょう。グラスの半分以下になっていたら、瓶ビールであれば注いであげて、他の飲み物の場合は飲み放題メニューを渡しておかわりを確認しましょう。
２０．空いているお皿やグラスを1箇所に集める
取り分けが終わった料理のお皿や、空いたグラスなどがどんどんテーブルの上に溢れてくるので、テーブルの端に集めていきましょう。そして店員さんが来てくれたタイミングで片付けてもらいましょう。
２１．出し物のスタンバイ
宴会も中盤に差し掛かった頃で、余興の準備をしましょう。担当者に声をかけて参加者から見えない場所に移動して、スタンバイします。
２２．出し物をする
準備が完了したら出し物を披露します。いきなり出ていってもいいですし、司会を決めて、「それでは登場です」などの前口上をつけても良いと思います。
２３．ラストオーダーの確認をする
多くの居酒屋では、終了30分前にラストオーダーの確認があります。幹事は全員にラストオーダーの確認をします。場が盛り上がりすぎてラストオーダーの確認が出来ない場合は、皆が飲んでいるお酒をもう一杯注文しておきましょう。
２４．レジでお会計を済ませる
ラストオーダーの注文が終わったら、レジまで行き、先にお会計を済ませてしまいましょう。カードで支払いをすれば、ポイントやマイルを貯めることができます。
これが幹事の唯一の約得です。笑
２５．二次会の会場を予約する
お会計を済ませたら、二次会会場を予約します。大体はカラオケで良いと思います。近場のカラオケ屋に電話をして、約何名で何時から行きますと伝えましょう。移動に意外と時間がかかることがあるので、20分後など少し余裕を持たせましょう。
２６．締めのあいさつをお願いする
予約時間終了10分前になったら、締めのあいさつをしてもらいましょう。お酒も入って皆さん大声で話していることが多いので、幹事はまず大声で注目を集めて下さい。
例文「すみませーん！！宴もたけなわなんですが、そろそろお時間になりますので、ここで〇〇さんよりご挨拶頂きたいと思います。〇〇さん、お願いします！」
２７．一本締めをする
お偉いさんのご挨拶が終わったら、一本締めで宴会を締めくくりましょう。お偉いさんがやってくれることもありますが、せっかくなので幹事が積極的にやってしましましょう。
例文「それでは、〇〇部の皆さんの益々のご活躍と、皆様のご健勝を願いまして、一本締めで締めたいと思います。お手を拝借します。いよー！！パン！！ありがとうございました！！」
２８．退席を促す
一本締めで場が締まったら、退席を促すチャンスです。ここでまた座って飲み始めてしまうとダラダラと残る人が多いので、このタイミングで「ご退席をお願いします！」と叫んで出ていってもらいましょう。
２９．上着を渡していく
スーツの職場の場合、宴会中に上着をハンガーにかける人が多いので、皆さんのスーツの柄を確認して、上着を渡していきましょう。冬場はコートもあって大変です。。
３０．忘れ物がないか確認する
全員が店を出たら、テーブルの周りを一周して、忘れ物がないか確認しましょう。スマホや財布、タバコやライターなどの忘れ物が多いです。
３１．帰ろうとする人を店の前で引き止める
二次会に行きたくない人がさりげなくフェードアウトすることが多いのですが、なるべく店の前にストッパー担当を置き、引き止めましょう。二次会の出席者が少ないと上司が不機嫌になることがありますので。。
二次会編
３２．二次会会場へ連れて行く
さて無事に二次会要員を確保したら、皆さんを連れて二次会会場（カラオケ）に連れていきましょう。この時も可能であれば先頭組としんがり組で二手に分かれましょう。
３３．カラオケに着いたら人数確認して店に伝える
先頭組はカラオケに到着次第、受付をして部屋を確認し、先に着いた人たちを部屋に案内しましょう。全員が揃ったら人数を確認し、店員に伝えましょう。カラオケは基本的に人数で値段が決まるので、ここは正確な人数を把握しましょう。また途中で帰る人がいた場合、お店に伝えるとその後の金額から値引きしてもらえるので、忘れないようにしましょう。
３４．マイクとデンモクをテーブルに配置
部屋に入ったらすぐさま充電器からマイクとデンモクを取り、テーブルにバランス良く配置します。灰皿も必要であれば並べておきます。飲み放題の場合はドリンクメニューも置きましょう。
３５．全員の飲み物を確認する
乾杯用に全員の飲み物を用意しましょう。お酒を飲む人が多ければ飲み放題でも良いと思いますが、1,2杯で済みそうなら単品の方が安い場合が多いので、臨機応変に対応しましょう。
３６．必要に応じておつまみを注文する
一次会で食事をしているので、重いものはいりませんが、スナックの盛り合わせの様なものがあれば頼んでおきましょう。これも人数に合わせて数を注文します。
３７．率先して曲を入れる
カラオケに入室してから中々誰も歌わないと曲を入れにくくなるので、若手が率先して曲を入れましょう。なるべく皆が知っている曲で、振り付きで歌えたらよりベターです。
わたくしの会社では、
- DJ OZMA のアゲアゲエブリナイト
- 氣志團のワンナイトカーニバル
- 星野源の恋
- PSYのカンナムスタイル
などの受けが良かったです。年代がばれますね（笑）
３８．上司に、何歌います？と確認
最初の若手が歌っている間に、上司にデンモクを渡して、選曲を促しましょう。何かリクエストがあれば頼んでみても好印象です。
３９．音量を調整する
音量が小さすぎると歌うのが恥ずかしい人もいるので、少しボリュームを上げて盛り上がり感を演出しましょう。上げすぎると隣の部屋に迷惑なので、ほどほどに。
４０．マイクを次の人に渡す
次の曲が表示されたら、今まで歌っていた人からマイクを受け取り、次の人に渡しましょう。大体マイクは2本あることが多いので、部屋の端と端に1本ずつ
４１．歌ってない人に歌いますか？と確認
カラオケに行くと必ずと言っていいほど、まったく歌う素振りを見せない人がいます。こういう人は消極的な人が多いのですが、デンモクを渡すと意外と歌ったりするので、念のため確認しましょう。
４２．トイレで吐いてる人の世話をする
二次会で酔いが回って、気持ち悪くなってトイレで吐いてしまう人もたまに出てきます。そういう場合も幹事がお世話をします。トイレの個室で背中をさすってあげたり、お水を用意してあげましょう。決して無理をさせず、具合が悪そうでしたら帰らせましょう。
４３．終了コールがかかってきたら様子を見て延長する
終了時間10分前にフロントから電話がかかってきます。その場の盛り上がり次第で、30分延長するかどうか決めましょう。終電の時間が近い様でしたら終了してしまって構いません。
４４．レジでお会計を済ませる
一次会と同様に、レジに行きお会計を済ましてしまいましょう。ここでもカードを使い、ポイントやマイルを貯めましょう！！笑
４５．退席をうながす
終了時間になったら、「みなさん、時間なので出ましょう～！」と声をかけて退席を促していきましょう。
４６．忘れ物の確認をする
一次会と同様、忘れ物がないか確認しましょう。
４７．一旦解散する
この時間になると終電の人も出てくるので、一旦締めて解散しましょう。飲みたりなさそうな上司がいた場合は更に続きます。
三次会（スナック）編
４８．飲み足りない上司をスナックへ連れて行く
まだ飲み足りないと駄々をこねる上司がいたら、上司行きつけのスナックを聞いて連れていってもらいましょう。行きつけがない時のために1軒くらいは覚えておきましょう。
４９．上司と同じお酒を頼む
上司がスナックで飲むお酒は大抵「焼酎水割り」か「ウィスキーロック」です。（勝手なイメージですが。笑）
上司は部下が同じものを頼んで、「あ、飲みやすくて美味しいですね」と言われるとご機嫌になるので、試してみて下さい。
５０．上司の好きな昭和歌謡を歌う
スナックには大抵カラオケがあります。様子を見て、上司世代の好きそうな昭和歌謡を歌いましょう。わたくしたちの場合は、
- 寺尾聰のルビーの指環
- 沢田研二の勝手にしやがれ
などを歌っていました。
５１．上司のカラオケに合いの手を入れる
上司にも歌ってもらい、程よいタイミングで合いの手を入れましょう。
５２．ママの話に付き合う
スナックのママとも積極的にお話しましょう。特に上司とママの仲が良い時には、上司のいいところを話したりすると話が盛り上がります。また、会社以外の人ともしっかり会話をすることで、「社交性があってコミュニケーション能力が高い」と評価もしてもらえます。
５３．上司に会計してもらう
ちゃんとした上司であれば、スナックの飲み代くらいは出してくれることが多いです。出してくれない時はカードで払い、後日請求しましょう。
５４．上司のタクシーを拾う
この時間になると既に上司の終電がないことが多いので、大通りか駅前に向かい上司が乗るタクシーを拾いましょう。方面が一緒であれば乗せてもらうのもアリです。
５５．終電があれば電車で帰る。なければタクシーか漫喫、カプセルホテル
上司と家の方面が違う場合、終電があれば電車で帰り、なければタクシーか、お金に余裕がなければ満喫かカプセルホテルで一夜を過ごしましょう。
翌日編
５６．翌日朝イチで上司に直接お礼を言う
忘年会の翌日、朝上司が出社してきたら席まで行き、「昨日はありがとうございました」とお礼を言いましょう。
５７．エクセルで精算表を作る
一次会、二次会ごとに出席者のリストを作り、かかった金額の精算表を作ります。景品にお金がかかっていればここに入れてしまいましょう。上司から順に値段の傾斜をつけていきます。
例：部長10000円、室長9000円、課長8000円、新入社員2000円など
５８．傾斜の具合を若手の先輩に確認する
新入社員の場合、傾斜の具合が分からないことがあるので、若手の先輩にどのくらいの傾斜をかければ良いか確認しましょう。これは後で上司から何か言われた時に「先輩に確認したんですけど」というためのリスクヘッジにもなります。
５９．メールで参加者に精算表を送る
精算表が完成したら、忘年会の参加のお礼と合わせてメールで送りましょう。当日にお金を持っていない人もいるので、何日までにお願いしますと書いておきましょう。
６０．集金する（紙でチェックする）
部員一人一人の金額をリストにして、集金に向かいます。お釣りが必要なことがあるので、千円札や小銭を用意しておきましょう。お金をもらったら忘れずにリストにチェックしていきましょう。
まとめ
今回は、新入社員必見の忘年会で幹事がすべき60のことについてご紹介しました。
わたくしの場合、財閥系の昔ながらの会社で働いていたため、飲み会の暗黙のマナーとして先輩から自然と教わりましたが、最近の会社ではこの様な習慣はあまりなくなってきているかも知れませんね。でもそんな中、今回紹介したことを実践してみると周りと比べて「出来るやつ」と思ってもらえると思うので、ぜひ実践してみてはいかがでしょうか。